Финансы школы и контроль контрактной задолженности
От кассы до P&L: доходы, расходы, контрактные оплаты, задолженность и зарплата в одной системе. Директор в любой день месяца видит чистую прибыль и то, кто и сколько должен.
В частной школе финансы обычно живут в двух местах: в кассовой книге и в Excel у бухгалтера. Контрактные оплаты — в третьем, в квитанциях. В результате, чтобы ответить на вопрос «сколько пришло в этом месяце», приходится сверять три файла, а список должников всегда отстаёт на неделю.
Финансовый блок EduSchool превращает эти три места в один процесс: каждый сум записывается с источником, датой и ответственным, контрактный долг лежит в карточке ученика, а отчёт собирается в реальном времени. Ниже — из чего состоит блок.
Касса и транзакции
Касса — точка входа для всего движения денег. Приход, расход, перевод между филиалами, обмен валюты и отмена операции записываются как транзакции. У каждого филиала своя касса, дневной остаток виден отдельно.
Отменённая операция не исчезает — она остаётся в истории, и видно, кто её отменил. Для бухгалтерии это принципиально: у любой правки есть след.
- Типы и способы оплаты настраиваются (наличные, карта, перевод, онлайн)
- Перевод между филиалами записывается с обеих сторон
- Дневной остаток кассы и разрез топ-5
- В каждой транзакции указан ответственный сотрудник
Контрактные оплаты и планы платежей
При зачислении ученику привязывается договор и план оплаты: годовая сумма, график рассрочки, скидки и льготы. Система сама рассчитывает ожидаемую сумму на каждый месяц, а поступивший платёж закрывает соответствующий месяц.
Скидки ведутся отдельно — семейная скидка, социальная льгота или разовая акция. Директор видит общую сумму скидок отдельным отчётом, так что вопрос «сколько денег ушло в скидки» не остаётся открытым.
Задолженность: помесячная сводная таблица
Главная проблема задолженности — её не видно. В EduSchool по каждому ученику видно, в каком месяце какая сумма осталась, в одной сводной таблице: строки — ученики, столбцы — месяцы. С одного взгляда понятно, кто не платит уже три месяца.
Работа с должниками ведётся как отдельный процесс. За каждым договором закреплён ответственный сотрудник, проставлена согласованная дата оплаты, каждый звонок и договорённость пишутся в историю. Статус виден сразу: согласовано, был звонок, просрочено.
- Автоматические SMS-напоминания — порог и периодичность настраиваются
- Отчёт по задолженности в разрезе ответственных
- История действий: кто, когда и что сделал
- Связка с турникетом: ученик сверх порога останавливается
Онлайн-оплаты
Родитель платит не выходя из приложения EduSchool Parent: Payme, Click, Atmos или Multicard. Поступившие деньги автоматически привязываются к балансу ученика и закрывают долг нужного месяца — кассиру не нужно вводить их вручную.
Это даёт две вещи: платежи приходят быстрее (родителю не надо ехать в кассу) и исчезает человеческая ошибка — всегда понятно, на чей счёт зашли деньги.
Зарплата, бонусы и штрафы
По сотрудникам работает та же логика: каждое начисление записывается транзакцией. Зарплата преподавателя может считаться от количества проведённых уроков — данные журнала подключаются к расчёту напрямую.
Бонусы и штрафы ведутся отдельными типами, текущий баланс сотрудника виден всегда. В конце месяца ведомость по зарплате готова без ручной сборки.
P&L, Cashflow и отчёты
Итог финансового блока — два отчёта: P&L (прибыли и убытки) и Cashflow (движение денег). Оба готовы в любой день месяца, потому что собираются из транзакций в реальном времени.
В сети филиалов отчёты доступны и по отдельности, и сводно. Все финансовые отчёты выгружаются в Excel в одно нажатие, а шаблон чека настраивается под реквизиты вашей школы.
Финансы в школе с несколькими филиалами
При появлении филиала первыми запутываются именно финансы: у каждого филиала своя касса, деньги ходят между филиалами, а общая прибыль не видна никому. В EduSchool касса каждого филиала ведётся отдельно, перевод между филиалами записывается с обеих сторон, а сводный P&L считается автоматически.
Права тоже выдаются в разрезе филиалов: бухгалтер филиала видит только свои цифры, главный бухгалтер — все. Самый удобный разрез для директора — сравнение филиалов в одной таблице: какой приносит прибыль, где растёт задолженность.
- Отдельная касса и дневной остаток по каждому филиалу
- Перевод между филиалами — транзакция с обеих сторон
- P&L и Cashflow сводно и в разрезе филиалов
- Права привязаны к филиалу — чужие цифры не видны
Какой отчёт отвечает на какой вопрос
| Вопрос | Отчёт |
|---|---|
| Сколько прибыли в этом месяце? | P&L — по месяцам и филиалам |
| Откуда пришли и куда ушли деньги? | Cashflow и транзакции кассы |
| Кто и сколько должен? | Сводная таблица долгов (по месяцам) |
| Кто работает с долгом? | Отчёт по задолженности в разрезе ответственных |
| Сколько выплатили сотрудникам? | Отчёт по зарплате, бонусам и штрафам |
Частые вопросы
- Можно ли перенести текущие данные по задолженности?
- Да. Текущие балансы и история платежей переносятся из ваших Excel-файлов — со дня перехода список должников выглядит корректно.
- Через какие системы принимаются оплаты?
- Payme, Click, Atmos и Multicard. Деньги привязываются к балансу нужного ученика сразу при поступлении и закрывают долг.
- Как отправляются SMS-напоминания?
- Через Eskiz.uz или PlayMobile. Порог напоминания (например, за 3 дня до срока) и текст настраиваются, история отправленных SMS сохраняется.
- Бухгалтер и кассир видят одни и те же данные?
- Нет, права разделяются через конструктор ролей. Кассир может видеть только свою кассу, бухгалтер — общую картину; всё это работает и в разрезе филиалов.
- Есть ли печать чека?
- Да, шаблон чека настраивается под реквизиты школы и может печататься после каждой оплаты.